Las agencias tienen una paradoja conocida: son expertas en ordenar la comunicación de sus clientes mientras su propia operativa interna crece por acumulación. MARK&BRAND, agencia de comunicación y marketing que trabaja como departamento externo de marketing de sus clientes, decidió romper esa paradoja: integrar todo su proceso —de la propuesta comercial al cobro— en un único sistema. Así fue el proyecto.
El punto de partida: buen trabajo para los clientes, proceso interno a trozos
Como en muchas agencias, la operativa de MARK&BRAND había crecido pieza a pieza: las propuestas comerciales se preparaban en documentos sueltos, los proyectos se seguían en su herramienta de control de operaciones y la facturación vivía aparte. Cada pieza funcionaba; el problema era el espacio entre ellas.
Ese espacio tiene un coste muy concreto en una empresa de servicios: horas de trabajo sin imputar a ningún proyecto y una facturación desconectada de lo que realmente se había hecho. Traducido: trabajo que no se cobra, proyectos cuya rentabilidad nadie conoce y administración persiguiendo información a final de mes.
La solución: un único hilo de la propuesta a la factura
El objetivo del proyecto cabía en una idea: que el mismo dato recorra todo el proceso sin volver a teclearse. Sobre Holded —la plataforma en la que somos Gold Solution Partner— montamos ese hilo completo:
- Propuestas comerciales en Holded. Versiones, estados y aceptación en un solo sitio, sin documentos sueltos que nadie controla. La propuesta aceptada se convierte en proyecto sin retrabajo.
- Proyectos y partes de trabajo. Cada encargo es un proyecto con sus tareas y sus partes: las horas del equipo quedan imputadas donde tocan, y la rentabilidad por proyecto deja de ser un misterio.
- Facturación conectada al trabajo real. La factura nace del proyecto y de las horas registradas, no de la memoria de nadie a final de mes.
- Contabilidad que se alimenta sola. Cada factura y cada cobro generan su apunte: los números de la agencia están al día sin reconstrucciones.
Un matiz importante del proyecto: la herramienta de control de operaciones con la que el equipo ya trabajaba a diario no se eliminó, se integró. Configuramos Holded alrededor del proceso real de la agencia, no al revés, y conectamos ambos sistemas para que la información fluyera entre ellos. El resultado no es «otra herramienta más», sino menos herramientas desconectadas.
En una agencia, cada hora sin imputar es dinero que se evapora dos veces: no se cobra hoy y no se aprende de ella para presupuestar mejor mañana.
El resultado: una agencia que sabe qué trabaja y qué cobra
El cambio se resume en tres efectos. Menos horas perdidas: el trabajo del equipo queda imputado a su proyecto, y lo que se hace se factura. Más trazabilidad: de la propuesta aceptada a la factura emitida sin saltos, con la agencia viendo en todo momento qué se ha propuesto, qué se está haciendo, qué horas ha costado y qué se ha facturado. Y mejor visión de rentabilidad por proyecto y por cliente: la información que hace falta para decidir dónde crecer, qué servicios empujar y qué encargos replantearse.
Lo que este caso enseña a cualquier empresa de servicios
La lección del caso MARK&BRAND no es «instala un ERP»: es que en servicios profesionales la rentabilidad se escapa por las costuras entre herramientas. Propuesta, proyecto, horas y factura son el mismo dato en cuatro momentos de su vida; si cada momento vive en un sistema aislado, alguien tiene que transportarlo a mano, y ahí se pierde tiempo, dinero e información. Coser ese recorrido es, casi siempre, el proyecto de digitalización con mejor retorno para una agencia, un despacho o una consultora.
Puedes ver el detalle completo del proyecto en la página del caso: caso de éxito MARK&BRAND.
¿Tu facturación va por detrás de tu trabajo? Cuéntanos cómo gestionáis hoy propuestas, proyectos y facturación y te enseñamos cómo unirlo en un solo proceso. Ver el caso completo