La decisión de cambiar de programa de gestión suele tomarse en un día; la migración es lo que da miedo. Años de clientes, productos, tarifas y facturas viviendo en un sistema que, con todos sus defectos, funciona. La pregunta que nos hacen casi siempre es la misma: ¿podemos pasar a Holded sin dejar de facturar ni una semana? La respuesta es sí, si la migración se trata como un proyecto con fases y no como una exportación a Excel un viernes por la tarde.
Qué datos se migran y cuáles no
Lo primero es decidir qué viaja. Migrarlo todo «por si acaso» llena Holded de duplicados y datos que nadie consulta; migrar demasiado poco obliga a seguir abriendo el programa antiguo. Este es el reparto que mejor funciona en la mayoría de pymes:
- Siempre: clientes y proveedores (con NIF, condiciones de pago y datos de contacto), productos y servicios, tarifas y precios especiales, y los saldos iniciales de cuentas.
- Normalmente: facturas y documentos pendientes de cobro o pago, presupuestos y pedidos abiertos, y el inventario a fecha de corte.
- Según el caso: el histórico de facturas cerradas. A menudo basta con conservarlo exportado y consultable; migrarlo línea a línea solo compensa si se va a explotar en informes.
Los cinco pasos de una migración sin sobresaltos
- Inventario y decisiones. Revisamos de dónde salen los datos (el programa actual, hojas de cálculo, la tienda online) y decidimos con vosotros qué se migra, con qué estructura y en qué fecha de corte.
- Limpieza. Eliminamos duplicados, unificamos formatos de NIF, direcciones y teléfonos, y revisamos productos y tarifas obsoletos. Es la fase menos vistosa y la que más problemas evita.
- Carga en pruebas. Cargamos los datos en un entorno de pruebas de Holded configurado como quedará el definitivo.
- Validación por vuestra parte. Quien trabaja con los datos cada día comprueba clientes, precios y saldos reales. Lo que no cuadra se corrige antes de tocar nada en producción.
- Carga definitiva planificada. El paso a producción se hace en la fecha acordada, con los documentos abiertos al día, para que la facturación siga sin interrupciones.
Tres detalles que conviene no improvisar
La fecha de corte. Cambiar al empezar un trimestre o un ejercicio simplifica mucho los impuestos y los cierres: cada periodo queda entero en un sistema. No es obligatorio, pero ahorra conciliaciones.
Las series de facturación. La numeración de las facturas debe seguir siendo correlativa dentro de cada serie. Lo habitual es abrir en Holded una serie nueva desde la fecha de corte, para que no haya saltos ni duplicados con la numeración del programa anterior.
Los saldos iniciales. Bancos, clientes y proveedores deben arrancar en Holded con el saldo correcto a la fecha de corte. Si ese punto de partida está mal, todos los informes posteriores lo arrastran.
Cuánto tarda
Depende del volumen y, sobre todo, de lo limpios que estén los datos de origen. Una implantación base —parametrización, migración y formación— suele resolverse en pocas semanas; cuando hay integraciones con TPV, tienda online o desarrollos a medida, se divide en fases para empezar a trabajar con lo esencial cuanto antes. Lo importante es que el calendario quede cerrado desde el principio.
Errores habituales
- Exportar e importar sin limpiar: Holded hereda los duplicados del sistema anterior.
- Cambiar a mitad de trimestre sin plan para los impuestos de ese periodo.
- No dejar que el equipo valide: los errores aparecen en la primera factura real.
- Migrar los datos pero no los procesos: Holded acaba usándose como el programa anterior, solo que en la nube.
Este último punto es el más caro. Una migración es la mejor ocasión para ordenar cómo se trabaja: qué se registra, dónde y quién. Así lo hicimos, por ejemplo, con Street by Roberts, cuyas ventas de todos los locales llegan hoy a Holded sin teclear nada.
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